Chargé(-e) d’accueil administratif

La Communauté de communes de l'île d'Oléron (CdC) recrute une personne chargée de l’accueil de l’établissement et des tâches qui sont dévolues.

Basé à St-Pierre d'Oléron, le/la chargé(e) d'accueil accueille le public, identifie sa demande et l’oriente vers les bons interlocuteurs. Il/elle possède une connaissance fine des compétences, des services et de l’actualité de la Communauté de communes. Il représente l'image de la collectivité auprès des visiteurs. C’est un(-e) experte de l’accueil qui possède les qualités spécifiques requises pour ce poste : écoute, bonne communication, esprit d'équipe, bonne présentation et maîtrise des outils bureautiques. Le service accueil est assuré par 2 agents le matin et un agent (vous) l’après-midi. Le poste est placé sous l'autorité du responsable du service Accueil/secrétariat général/communication.

MISSIONS DU POSTE
1/ Accueillir, orienter, renseigner le public sur place et par téléphone :
Accueillir et renseigner tout public (usagers, élus, partenaires) sur place et par téléphone
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence / Recevoir, filtrer et orienter les appels.

2/ Mettre en œuvre un accueil de qualité :
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, signalétique, boissons des réunions…).
Orienter le public vers les services ou organismes extérieurs compétents.
Appliquer et faire respecter les consignes de sécurité incendie et de sûreté, et le règlement intérieur de l'établissement.

3/ Aider à la gestion des moyens matériels :
Suivre le planning des salles de réunion.
Gérer le stock des fournitures administratives (inventaire, commandes, réception)
Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques du service Accueil.

4/ Gérer le courrier :
Enregistrer et distribuer le courrier arrivé / Assurer le traitement des courriers départ (affranchissement) / Gérer la réception des e-mails de l’accueil.

5/ Diffuser l'information en externe et en interne :
Réaliser une revue de presse (lecture et scan de la presse quotidienne et hebdomadaire locale)
Participer à la diffusion du magazine communautaire.
Mettre en ligne les communiqués de presse et actualiser des données sur le site internet
Publier sur les actualités sur le panneau d’information lumineux.
Gérer l’affichage dans le hall d’accueil / Gérer le tableau d’affichage extérieur.
Participer à la diffusion de la communication en interne.

Activités et tâches secondaires : aide ponctuelle au secrétariat, envoi d’invitations, aide ponctuelle à l’organisation d’évènements.

COMPETENCES PROFESSIONNELLES
Techniques d’accueil : accueillir le public avec amabilité, s'exprimer clairement, reformuler les demandes, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Prise de messages, traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous, gérer les situations de stress et réguler les tensions

Techniques et outils de communication : utiliser les outils bureautiques, rechercher et mettre en relation des correspondants (standard téléphonique, tenue d’un répertoire)
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité, désigner le bon interlocuteur, appliquer les règles de communication et de protocole

Techniques de secrétariat : prendre des notes, faire preuve de méthode, d'organisation et de priorisation des tâches
Saisir et mettre en forme des courriers administratifs, connaitre les règles rédactionnelles de base, maitriser l’orthographe et la grammaire

Techniques de recherche documentaire : diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Rechercher, sélectionner et synthétiser des documents, classer des documents

Savoir-être
Sens de l'organisation, méthodique et rigoureux(-se)
Sens du travail en équipe / Sens du service public
Discrétion et secret professionnel
Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités
Qualités d'accueil et d'écoute / Qualités relationnelles
Autonomie, Initiative / Neutralité et objectivité face aux situations
Etre dans la recherche d’une amélioration continue de la fonction d’accueil aux usagers
Etre intéressé par les outils de l’e-administration et la dématérialisation

Vous justifiez d'expériences similaires en matière d'accueil du public ;
Vous maîtrisez les outils bureautique : traitement texte, publipostage, excel, messagerie électronique;
Vous disposez d'un bon sens du relationnel et d'une bonne expression orale.
Vous avez le goût du travail en équipe et une bonne capacité d'adaptation vous permettant une certaine polyvalence ;
Vous maitrisez les règles de l'expression écrite (synthèse, grammaire, orthographe) et savez mettre en forme et présenter des dossiers;

Contact :
Contacts au 05-46-47-24-68
Céline CHATENET (Responsable du service RH) service-rh@cdc-oleron.fr
Rachel DUSSOUTRAS (Responsable du Secrétariat général) secretariat.general@cdc-oleron.fr

CANDIDATURE
Envoyer CV et lettre de motivation manuscrite à adresser, pour le 15 juillet 2022 au plus tard (date de réception) à l'attention de Monsieur le Président de la Communauté de Communes de l'Ile d'Oléron – 59, route des Allées –17310 Saint-Pierre d'Oléron par courrier ou par mail accueil@cdc-oleron.fr avec la référence de l’offre : accueil cdcio.
Entretien de recrutement prévu le 25 juillet 2022.